Преимущества автоматизации документооборота

    Внедрение на предприятии автоматизированной системы документооборота – мероприятие, обеспечивающее целый ряд существенных преимуществ. С известной долей условности их можно разделить на две группы, первую из которых составляют преимущества, поддающиеся количественному измерению.

    Одним из основных преимуществ, входящих в первую группу, является экономия средств, достигаемая при автоматизации документооборота. Обработка документов в электронном виде исключает расходы на бумагу и некоторые виды оргтехники (в частности, копировальные аппараты); кроме того, исключаются расходы, связанные с доставкой и хранением бумажных документов. Достигается значительная экономия рабочего времени персонала: автоматизация документооборота делает ненужной ручную обработку данных, систематизацию документов, их утомительный поиск при необходимости его выполнения, ручное перемещение бумаг в процессе их согласования.

    Вторую группу преимуществ, обеспечиваемых автоматизацией документооборота, составляют так называемые неисчисляемые эффекты, связанные с улучшением рабочих процессов на предприятии. Речь идет в первую очередь об увеличении оперативности принятия решений, основывающихся на информации, которая содержится в документах. Кроме того, улучшается качество таких решений, ведь автоматизация документооборота позволяет с легкостью использовать в ходе их принятия значительный объем важной информации. Работа с документами становится намного более прозрачной, упрощается контроль информационных потоков и происходящих в организации процессов. Успешно решается проблема удаленности сотрудников (в частности, работающих в разных филиалах компании): с внедрением автоматизации документооборота становится возможной совместная работа, не ограничиваемая даже самими значительными расстояниями.