• Блог
  • Автоматизация магазина при HoReCa-объекте
16 Декабря 2025

Автоматизация магазина при HoReCa-объекте



Материал описывает, как выстроить общий складской контур для кухни (пищеблок/бар) и магазина при отеле, ресторане, фуд-корте, игровом центре или аквапарке. Разобраны архитектура, справочники, процессы, обмен с POS, учёт себестоимости и аналитика.



Когда общий склад оправдан

Магазин при HoReCa-объекте может продавать:

  • упакованные продукты и напитки "to go";
  • фирменные соусы/выпечку собственного производства;
  • мерч (сувениры, аксессуары);
  • бытовые мелочи для гостей (зарядные устройства, косметика travel-size).

Общий склад позволяет:

  • видеть консолидацию остатков по закупкам (общие поставщики и условия);
  • управлять производством (кухня) и розницей (магазин) из единого справочника;
  • не терять сырьё при переклассификации (упаковка, фасовка, производство набора).


Целевая архитектура решения

[Поставщики] → [Приёмка/Закупки] → [Единый склад]

├─► [Кухня/Пищеблок] ─►[Выпуск/Производство] ─► [Розница (магазин)]

└─► [Розница (магазин)] ─► [Продажи POS/онлайн]

└─► [Бухгалтерия/ODBC/API] +[BI-аналитика]

Ключевые компоненты:

  • Back Office/учёт складов: номенклатура, единицы измерения, рецептуры/спецификации, партии/сроки годности, инвентаризация.
  • POS ритейла: продажи, возвраты, ценники/штрихкоды, скидки/промо.
  • POS F&B (по желанию): бар/кафе внутри магазина.
  • BI: отчёты по оборотам, марже, оборачиваемости, списаниям.


Справочники и единицы измерения

Единый справочник номенклатуры — основа консистентного учёта. Рекомендуем завести тип позиции и единицу хранения, а также таблицу конверсий.

Поле Назначение Пример
Тип позиции Сырьё / тара / полуфабрикат / готовая продукция / товар ритейла "мука", "коробка 0,5 л", "соус", "печенье", "бритвенный станок"
Единица хранения (EH) В чём хранится на складе кг, л, шт
Единица продажи (EP) В чём продаётся шт, порция, упаковка 250 г
Коэффициент пересчёта EH → EP 1 кг = 4 × 250 г
Штрихкод/маркировка EAN/QR, серийность/партии EAN13, партионный учёт

Рекомендация: хранить минимальную единицу (например, грамм/миллилитр/штуку) и таблицу пересчётов для розничных упаковок и рецептур кухни.



Производство и "переклассификация" для магазина

Магазин часто продаёт готовые продукты собственного производства (печенье, джем, соус в бутылке). Процесс оформляется как выпуск по рецептуре и дальнейшая переклассификация в товар ритейла.

Шаги:

  1. Списание сырья по техкарте → выпуск "Готовая продукция (bulk)".
  2. Упаковка/фасовка → "Готовая продукция (упаковка 250 г)" с новым штрихкодом.
  3. Перемещение готовой продукции на розничный склад магазина.

Так сохраняется точная себестоимость каждой банки/упаковки и прозрачность валовой маржи.



Процессы: закупки, перемещения, списания

Закупки/приёмка

  • Приёмка в единицах хранения, фиксация: цена, партия, срок годности.
  • При необходимости — серийный учёт/маркировка (алкоголь, Честный ЗНАК, табак и т.п.).

Перемещения

  • Склад общий → кухня (сырьё).
  • Кухня → ритейл (готовая продукция).
  • Общий склад → ритейл (товары для перепродажи).

Списания

  • Производственные потери (норматив/акт).
  • Срок годности/повреждения.
  • Расхождения инвентаризации.

Возвраты

  • Из магазина на склад (торговый брак/ошибка).
  • От гостя (по правилам ритейла и пищевой безопасности).


Ценообразование и налогообложение

В одном объекте могут быть различные налоговые и кассовые сценарии. Настраиваются ценовые группы и ставки по каналам:

Канал База цены Особенности
Розничный зал РРЦ/наценка Работа промо-правил (скидка на категорию/товар/время)
Кафе/бар внутри Меню/модификаторы Округление до шага цены, сервисные сборы по политике
Онлайн-витрина РРЦ/динамика Синхронизация остатков/цен через API
Корпоративные продажи Договорные Льготные цены, безналичные расчёты

Важно: готовая продукция кухни и аналогичный товар в рознице могут иметь разные цены при одинаковой себестоимости. Разносится по разным "точкам продаж" (Outlets) и политикам наценки.



POS и обмен данными

POS магазина

  • Поддержка сканеров (EAN/QR/RFID), весов, печати этикеток.
  • Промо-движок: скидки, наборы, кросс-продажи.

Обмен

  • Меню/товары/цены → из Back Office в POS.
  • Продажи/возвраты → из POS в Back Office (онлайн или пакетно).
  • Остатки/инвент → из Back Office в BI и, при наличии, в онлайн-витрину.
  • Бухгалтерия → ODBC/API-выгрузка документов движения и COGS.


Инвентаризация и ТСД

Формы инвентаризации:

  • Полная — раз в квартал/полугодие.
  • Выборочная (cycle count) — еженедельно по категориям риска.
  • По событию — смена ответственного/подозрение на расхождения.

Рекомендуется использовать ТСД (терминалы сбора данных) для сканирования:

  • исключает ручной ввод;
  • ускоряет пересчёт;
  • сразу фиксирует партии/сроки.


KPI и BI-аналитика

Базовые показатели:

  • Оборачиваемость по категориям (дни запаса).
  • COGS/Маржа по каналам (ритейл, кафе/бар).
  • Списания (в % от оборота и по причинам).
  • Доля собственного производства в выручке магазина.
  • Точность инвентаризации (расхождение план/факт).

Примеры дашбордов:

  • "Топ-20 SKU по марже и обороту".
  • "Сроки годности: предупреждения 30/14/7 дней".
  • "Промо-эффективность: прирост продаж и влияние на валовую маржу".
  • "Переклассификация: сырьё → готовая продукция → продажи, по партиям".


План внедрения (6 недель)

Неделя Задача Результат
1 Аудит процессов, фиксация исходных метрик ТЗ с картой потоков и зонами ответственности
2 Справочники: SKU, единицы, конверсии, штрихкоды Единый каталог, готовый к загрузке
3 Рецептуры/спецификации, маршруты производства Карты списания сырья и выпуск готовой продукции
4 Настройка POS, политика цен и промо Тестовая витрина, печать этикеток
5 Обмен с бухгалтерией/BI, роли и права Регламент обмена, дашборды KPI
6 Инвентаризация "нулевая", запуск, поддержка Go-live, чек-листы смен, график cycle count


Типовые ошибки и как их избежать

Ошибка Последствие Профилактика
Нет конверсий EH↔EP Разные остатки на складе и в магазине Таблица пересчётов, запрет ручного ввода EP
Смешение партий Невозможность FEFO/анализа брака Хранение по партиям, адресное хранение полок
Рецептуры без потерь "Идеальная" себестоимость не совпадает с фактом Нормы кулинарных потерь и акты проработок ежеквартально
Промо без учёта маржи Продажи растут, прибыль падает Порог минимальной маржи в промо-правилах, отчёт "Promo P&L"
Ручные перемещения между зонами Расхождения на ревизиях Обязательные документы перемещения, QR-наклейки на тележки/контейнеры


Экономическая модель (упрощённая)

Переменные:

  • ΔСписания — снижение списаний после внедрения (₽/мес).
  • ΔМаржа — прирост валовой маржи за счёт корректной цены и промо (₽/мес).
  • ΔТруд — экономия труда (учёт, инвент, упаковка) (₽/мес).
  • I — совокупные инвестиции (ПО/оборудование/работы), ₽.

Формулы:Ежемесячный эффект = ΔСписания + ΔМаржа + ΔТрудСрок окупаемости (мес) = I / Ежемесячный эффект

Для магазина при отеле с оборотом 3–5 млн ₽/мес сокращение списаний на 1,0–1,5 п.п. и рост маржи на 0,5–1,0 п.п. обычно дают окупаемость в пределах 6–10 месяцев (оценка зависит от ассортимента и доли собственного производства).



Контроль качества и безопасность

  • FEFO (first-expired-first-out) для товаров с ограниченным сроком.
  • Температурный контроль холодильников (датчики, журнал отклонений).
  • Трассировка партий для собственной продукции.
  • Разграничение прав доступа: кладовщик/технолог/менеджер/кассир.
  • Журнал расхождений с обязательными комментариями причин.


Чек-листы ежедневных операций

Открытие смены

  • Сверить остатки критических SKU (топ-50).
  • Проверить срок годности витрины, заменить ценники.
  • Контроль связи POS/сканеров/весов.

В течение дня

  • Подтягивать автозаказы по порогам.
  • Разбирать возвраты/перемещения оперативно (не копить черновики).
  • Мониторить "скоро истекает срок" и делать уценку согласно политике.

Закрытие смены

  • Сверка инцидентов (непробитые штрихкоды, ручной ввод).
  • Отчёт по списаниям/переклассификациям за день.
  • Инкрементальная выгрузка в BI и бухгалтерию.




FAQ

Как вести учёт товара, который продаётся в магазине и одновременно идёт на ингредиенты в кафе?
Создайте две карточки: "SKU_Хранение" (EH, складская единица) и "SKU_Ритейл" (EP, розничная единица). Задайте конверсию EH→EP. Продажи магазина уменьшают "SKU_Ритейл", а производство кафе списывает "SKU_Хранение" по рецептуре. Остатки сходятся через общий склад.

Что делать с собственной продукцией, если часть идёт в витрину магазина, а часть — в зал кафе?
Оформляйте выпуск "Готовая продукция (bulk)", потом два движения: "bulk → Ритейл-упаковка" и "bulk → Порция для кафе". Так остаётся единая себестоимость партии и прозрачная маржа по каналам.

Как уменьшить потери из-за сроков годности?
Включите FEFO, заведите дашборд "Сроки 30/14/7 дней", добавьте правило динамической уценки и настройте автоподсказки кросс-продаж на POS (наборы, 2-я единица со скидкой) для вымывания медленных SKU.

Как часто проводить инвентаризацию при едином складе?
Рекомендуется еженедельный cycle count по категориям риска (молочка, готовая продукция, high-value), ежемесячная выборочная по А-группе (ABC), и полная — раз в квартал или полугодие. Использование ТСД ускоряет процесс и повышает точность.



Единый склад для кухни и магазина при HoReCa-объекте позволяет синхронизировать закупки, исключить рассинхрон остатков, корректно считать себестоимость и валовую маржу по каналам. Практическая реализация опирается на четыре опоры: единый справочник с конверсиями, управляемые рецептуры и переклассификации, дисциплина документов движения и регулярная аналитика по оборачиваемости, списаниям и промо-эффективности. Такой контур даёт прогнозируемые сроки окупаемости за счёт снижения потерь и роста доли собственной продукции в обороте магазина.

Эта статья была вам полезна?