• Блог
  • Сколько стоит автоматизация кафе
06 Ноября 2025

Сколько стоит автоматизация кафе

Практическое руководство: из чего складывается бюджет (CAPEX/OPEX), какие эффекты дает автоматизация и как посчитать окупаемость на понятных формулах. В конце — пример расчёта, сценарный анализ и чек-лист данных для CFO/управляющего.



Что именно считать: границы проекта и базовые метрики

Перед цифрами нужно зафиксировать, какие процессы автоматизируются и какие показатели будут меняться.

Контур проекта (типовой для кафе):

  • фронт-офис: POS-касса(ы), эквайринг, возвраты, скидки, X/Z-отчёты;
  • кухня: KDS/кухонная печать, статусы готовности, таймеры;
  • склад/бэк-офис: техкарты, партионный учёт, инвентаризации, списания;
  • каналы: зал, самовывоз, доставка (агрегаторы), предзаказ/QR-меню;
  • лояльность/CRM: идентификация гостя, бонусы, купоны;
  • аналитика/BI: продажи, кухня, COGS, списания, персонал.

Исходные метрики (фиксируются "до"):

  • среднее кол-во чеков в день и по часам; средний чек по каналам;
  • среднее время от пробития до выдачи по категориям блюд;
  • точность инвентаризации (расхождение план/факт), доля списаний;
  • доля возвратов и исправлений чеков, причины ошибок;
  • трудоёмкость учёта (часы/месяц у администратора, кладовщика).


Структура стоимости: CAPEX и OPEX

Автоматизация — это единовременные вложения (CAPEX) и регулярные расходы (OPEX). Разделите их сразу — это ускорит согласование.

CAPEX (единовременно)

  • Оборудование фронта: POS-терминалы, фискальный регистратор, эквайринг-терминалы (если выкуп), сканеры, кухонные принтеры/панели KDS, весы RS-232, коммутатор/роутер, ИБП.
  • Инфраструктура: точки Wi-Fi, кабельная разводка, стойки/кронштейны, SIM-роутер резервного канала.
  • ПО с бессрочной лицензией (если выбран не SaaS): серверные компоненты, модули.
  • Работы: проектирование, инсталляция, загрузка меню/техкарт, интеграции (доставка, склад, бухгалтерия), обучение персонала, пуско-наладка.

OPEX (ежемесячно/ежегодно)

  • Лицензии/подписки: POS, бэк-офис, KDS, доставка/агрегаторы, CRM/рассылки, BI.
  • Сервис/поддержка: SLA интегратора, обновления, резервные копии.
  • Эксплуатация: ОФД, хостинг/облако, мобильная связь резервного канала, расходники печати.
  • Финансовые услуги: эквайринговая комиссия (на ROI влияет косвенно — учитывайте её при расчёте маржи, но не относите на "стоимость автоматизации").

Рабочее правило: в модели финансового эффекта сравнивайте только дельту OPEX "после минус до", чтобы не завышать окупаемость.



Мини-конфигурации по типам кафе (для ориентира состава, без цен)

Формат Точки продаж Кухня Склад Каналы Примечания
Небольшое кафе до 40 посадок 1–2 POS 1 кухонный принтер или 1 KDS Базовый бэк-офис Зал + самовывоз Удобно начинать с SaaS, один кассовый сервер
Фаст-кэжуал 60–100 посадок 2–4 POS 2–3 KDS по станциям Полноценный бэк-офис, весы Зал + самовывоз + доставка Нужен приоритет трафика KDS и резервный канал
Кофейня/пекарня 1–2 POS 1 KDS/принтер Учёт производства (техкарты) Зал + to-go Важен весовой контроль/маркировка полуфабрикатов

Экономические эффекты: что даёт автоматизация

Сводите эффекты в деньги — только так считается ROI.

Экономия труда Сокращение времени на чек/операцию → меньше часов в пике или перераспределение задач. Формула (за день): Экономия_труда = Nчеков × (Δt / 60) × Смин

  1. где Δt — экономия минут на один чек, Смин — стоимость минуты работы сотрудника.
  2. Сокращение ошибок и возвратов Меньше исправлений и испорченных блюд → меньше прямых потерь.
  3. Снижение списаний/точность COGS Техкарты, KDS-таймеры и инвентаризация → минус X п.п. к списаниям.
  4. Рост пропускной способности в пик Больше чеков в "горячие" часы → дополнительная валовая прибыль.
  5. Uplift среднего чека Кнопки upsell/комбо, персональные предложения → +Y ₽ к чеку.
  6. Экономия времени управленца/кладовщика Автоматические отчёты, ODBC/обмен в бухгалтерию → минус N часов/мес.

Не включайте "размытые" эффекты вроде "повышение лояльности" без числового выражения. Каждая гипотеза — в рублях и через формулу.



Формулы для ROI, TCO и срока окупаемости

TCO за период (Total Cost of Ownership)

TCO_Период = CAPEX + OPEX_мес × Кол-во_месяцев

Финансовый эффект в месяц

Эффект_мес = Экономия_труда_мес + ΔCOGS_мес + Доп_валовая_маржа_мес + Экономия_управленческая_мес

Чистый эффект (учитываем рост OPEX)

Чистый_эффект_мес = Эффект_мес – ΔOPEX_мес

Срок окупаемости (Payback Period)

Окупаемость_мес = CAPEX / Чистый_эффект_мес

ROI за 12 месяцев

ROI_12м = (12 × Чистый_эффект_мес – CAPEX) / CAPEX



Пример расчёта (кафе 60 посадок, иллюстрация)

Исходные данные (допущения):

  • 350 чеков/день, 30 дней работы/мес;
  • Экономия времени на чек Δt = 0,5 мин (за счёт пресетов/модификаторов/KDS);
  • Стоимость минуты труда Смин = 12 ₽;
  • Снижение списаний: 1,2 п.п. от выручки (из-за техкарт и инвентаризаций);
  • Дополнительный upsell: +8 ₽ к среднему чеку;
  • Средний чек = 420 ₽ (для расчёта маржи не используется, кроме списаний);
  • Средняя валовая маржа по блюдам = 60% (для эффекта "больше чеков/upsell");
  • ΔOPEX после запуска (подписки+SLA минус "как было") = 40 000 ₽/мес;
  • CAPEX (оборудование+работы) = 900 000 ₽.

1) Экономия труда

Экономия_труда_день = 350 × (0,5 / 60) × 12 ≈ 35 ₽/день × 350? — стоп.

Правильно: 350 × 0,5 мин = 175 минут/день

175 мин × 12 ₽ = 2 100 ₽/день

Экономия_труда_мес ≈ 2 100 × 30 = 63 000 ₽

2) Снижение списаний (ΔCOGS)

Выручка_день = 350 × 420 = 147 000 ₽

1,2 п.п. = 0,012 × 147 000 = 1 764 ₽/день

ΔCOGS_мес ≈ 1 764 × 30 = 52 920 ₽

3) Дополнительный upsell

Доп_доход_день = 350 × 8 = 2 800 ₽

Валовая маржа (60%) = 1 680 ₽/день

Доп_валовая_маржа_мес ≈ 50 400 ₽

4) Экономия управленческого времени (например, −12 часов/мес × 800 ₽/час)

Экономия_управленческая_мес = 9 600 ₽

Итоговый эффект

Эффект_мес = 63 000 + 52 920 + 50 400 + 9 600 = 175 920 ₽

Чистый_эффект_мес = 175 920 – 40 000 = 135 920 ₽

Окупаемость_мес = 900 000 / 135 920 ≈ 6,6 месяца

ROI_12м = (12 × 135 920 – 900 000) / 900 000 ≈ 81,2%

Это иллюстративный пример. Подставьте свои исходные данные — формулы остаются теми же.



Сценарный анализ: консервативный / базовый / агрессивный

Параметр Консервативный Базовый (как выше) Агрессивный
Δt на чек, мин 0,3 0,5 0,7
Upsell к чеку, ₽ +4 +8 +12
Снижение списаний, п.п. 0,7 1,2 1,8
ΔOPEX, ₽/мес 45 000 40 000 40 000
Чистый эффект, ₽/мес ~84 000 ~135 900 ~198 000
Окупаемость, мес (CAPEX 900k) ~10,7 ~6,6 ~4,5

Задача сценарного анализа — показать риски и ожидания собственнику до старта проекта.



Как собирать данные для модели (чек-лист)

  1. Продажи: чеки/час за 2–4 недели; доля пиковых часов.
  2. Операции: хронометраж пробития чека, среднее время приготовления по топ-10 блюдам.
  3. Склад: последняя полная инвентаризация, списания по причинам за 2–3 месяца.
  4. Ошибки: возвраты по кассе и их причины, стоимость испорченных блюд.
  5. Персонал: часовки и фактическая загрузка смены.
  6. Трафик: доля доставки/самовывоза, отказы в пике.


Невидимые статьи бюджета (их часто забывают)

  • подготовка техкарт и проработки (включая корректировку норм);
  • маркировка полуфабрикатов и расходников (этикетки/ленты);
  • модернизация сети/электропитания (доп. розетки, PoE);
  • резервный канал связи (SIM, абонплата);
  • временные потери времени на обучение (закладывайте часы в план запуска);
  • бэкап-политика и тестовые восстановления (раз в квартал).


Как ускорить окупаемость (практические приёмы)

  • Начать с узкого места. Если "болит" кухня — сначала KDS и таймеры, а не лояльность.
  • Задать "жёсткие" пресеты меню и модификаторов. Меньше кликов — меньше секунд на чек.
  • Запустить минимальный набор отчётов. 5–7 KPI вместо десятков — скорость реакции выше.
  • Считать эффект каждые 2 недели. Фактическая дельта против плана, корректировка норм/таймеров.
  • Выставить пороги оповещений. SLA кухни, рост списаний, просрочка ревизий — сигналы в чат.


Таблица-шаблон для предварительного расчёта

Показатель Значение Примечание
Чеков/день
Среднее за 2–4 недели
Δt на чек, мин
Экономия после автоматизации
Стоимость минуты, ₽
Зарплата + налоги / 60
Экономия труда/мес, ₽
Формула из раздела 6
Снижение списаний, п.п.
По категориям блюд/бар
Выручка/день, ₽
Чеки × средний чек
ΔCOGS/мес, ₽
0,01×п.п. × Выручка × 30
Upsell к чеку, ₽
Средняя добавка
Доп. маржа/мес, ₽
Upsell × Чеки × 30 × маржа
Экономия управленч. времени, ₽
Часы × ставка
ΔOPEX/мес, ₽
Подписки и SLA минус "как было"
Чистый эффект/мес, ₽
Сумма эффектов − ΔOPEX
CAPEX, ₽
Оборудование + работы
Окупаемость, мес
CAPEX / Чистый эффект

Скопируйте таблицу в свою модель и подставьте фактические данные.



Типичные ошибки в расчётах и как их исправить

Ошибка К чему приводит Исправление
Смешение "до" и "после" в OPEX Перекос ROI Всегда считать ΔOPEX (после − до)
Неучтённые проработки техкарт Завышенный эффект по COGS План работ по техкартам и ревизия норм ежеквартально
Нет хронометража Фантазии по экономии труда Замеры 3–5 сессий в пике, медиана
Отсутствие сценариев Конфликты ожиданий Таблица "консервативный/базовый/агрессивный"
"Размазанные" эффекты Завышенные прогнозы Каждая гипотеза в рублях и по формуле


FAQ

Как учитывать эквайринговую комиссию в ROI автоматизации?
Комиссия влияет на маржу, но не является прямой "стоимостью автоматизации". Включайте комиссию в расчёт валовой маржи и в P&L, а в ROI-модели учитывайте только дельту OPEX, вызванную внедрением (подписки, SLA).

Можно ли учитывать "экономию ставок", если никого не сокращаем?
Да, но фиксируйте это как высвобождение часов и перераспределение задач. В модели используйте стоимость минуты труда и документируйте, какие операции закрываются высвободившимся временем (допродажи, подготовка смены, уборка линии).

Как оценить эффект от KDS, если раньше была только печать?
Проведите 2–3 "контрольные" смены: замерьте время по категориям до и после, долю просрочек таймеров, число "переготовлений". Разницу переводите в рубли через себестоимость и стоимость минуты труда.

Нужно ли закладывать в CAPEX резерв на замену узлов?
Да, разумно держать 5–10% "подушку" на непредвиденные расходы: кабель, кронштейны, доп. терминал, запасной принтер/сканер, SIM для резерва.



Бюджет автоматизации кафе складывается из понятных блоков CAPEX и OPEX, а окупаемость считается через конкретные эффекты: экономия времени, снижение списаний, рост пропускной способности и повышение среднего чека. Чётко сформулированные границы проекта, исходные замеры и регулярный контроль факта против плана позволяют пройти путь от "хотим автоматизацию" до "видим результат в P&L" без разрыва ожиданий и бюджета.

Эта статья была вам полезна?