Shelter

Автоматизация гостиниц - профессиональная система "UCS-Shelter"

Краткое описание возможностей системы "UCS-Shelter"
Возможности и преимущества Программы:
Рабочие места

• Портье
• Отдел бронирования
• Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов
• Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)
• Офис системного администратора
• Офис финансового директора
• Касса

Оборудование.

UCS Shelter-это новая разработка UCS, принципиально отличающаяся от других программных продуктов фирмы, поскольку здесь автоматизированы такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. Все программы связаны между собой, то есть передача данных производится автоматически. Таким образом, установив в ресторанах и барах гостиницы систему UCS R-Keeper, складскую систему UCS StoreHouse, систему автоматизации гостиницы UCS Shelter, Вы осуществите комплексную автоматизацию гостиницы.

 1.     Краткое описание возможностей системы "UCS-Shelter"

Система решает следующие крупные задачи:

• работа с организациями-дебиторами
• работа с туристическими агентствами
• ведение договорной работы
• отслеживание статуса договоров (проект, на подписи, активен, приостановлен, закрыт)
• отслеживание взаиморасчетов
• автоматизация службы бронирования (индивидуальное и групповое)
• автоматическое формирование счетов-подтверждений по брони
• приём и размещение гостей
• кассовые операции
• регистрация иностранных граждан
• ночной аудит
• автоматизация службы горничных
• автоматизация инженерной службы
• автоматическое формирование проводок в бухгалтерскую систему на основании
• принятой на предприятии учетной политики
• управление любыми ресурсами, имеющимися в гостинице (конференц-залы, сауны и пр.)
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов
• ведение истории гостей и счетов
• многофакторный и многокритериальный статистический анализ деятельности гостиницы
• анализ деятельности гостиницы по маркетинговым показателям (цель приезда, источник рекламной информации, сегмент рынка)
• взаимодействие с внешними системами (системы тарификации телефонных переговоров и современные АТС, системы
• контроля доступа, платного телевидения, минибары)

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной  функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. По этому данная программа отлично подходит для автоматизации бизнес процессов.

2. Возможности и преимущества Программы:

Скорость, 100-процентный контроль и простота в работе. При подборе номера размещаемому гостю программа показывает только  свободные, не забронированные другими гостями и удовлетворяющие требуемым условиям, например: не на уборке, не на ремонте, не в аренде, с  кондиционером, номера.

Программа позволяет автоматически загружать данные о телефонных разговорах из номеров. В программе предусмотрена возможность контроля за "подозрительными"  действиями портье. Под "подозрительными" понимаются действия, которые могут  привести к финансовым потерям гостиницы.

Отчеты позволяют оценить, насколько структура номерного фонда соответствует  конъюнктуре рынка, т.е. структуре заказов, размещаемых потенциальными гостями и клиентами. По итогам работы отчетов для планового отдела  формируются гистограммы.

Список гостей структурирован, что позволяет портье быстро находить требуемого человека. При регистрации нового гостя программа проверяет, проживал ли этот гость ранее.

Отчеты для планового отдела позволяют анализировать эффективность  использования номерного фонда в разрезе контрагентов, тарифов, постоянных  заявок и типов номеров. Прибыльность в разрезе контрагентов, тарифов, услуг и постоянных заявок. Механизм оценки планируемой загрузки гостиницы, реализованный в программе, позволяет портье оперативно принимать решение о возможности подтвердить заявку или оформить бронь. Программа легка в обучении и требует минимальной подготовки.

Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах;
• информация о наличии мест в гостинице;
• информация о состоянии счетов гостей;
• ввод данных о заездах (check-in, check-out);
• размещение гостей;
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами,
• переселение из номера в номер);
• резервирование (индивидуальное, служебное);
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и
• отъезда гостей;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• работа со счетами гостей и клиентов;
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
• печать и выставление счетов клиентам;
• создание мастер-фолио;
• информация обо всех платежах и услугах;
• печать дневных отчетов;
• доступ к архиву счетов;
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные
• услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового 
  контроля.

Отдел бронирования

резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
печать подтверждений по брони;
информация о внесении депозитов за бронь;
анализ текущей и ожидаемой загрузки
просмотр истории гостя.

Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов
разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
анализ расчетов с компаниями и турагенствами
выставление счетов к оплате
получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
доступ к архиву счетов

Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)
управление службами сервиса гостиницы;
контроль состояния номерного фонда;
информация о санитарном состоянии номеров;
автоматизация управления персоналом - службой горничных;
организация бюро находок;
получение отчетов о работе сервисных служб;
ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
анализ текущего состояния номеров;
управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или
ремонта и пр.).

Офис системного администратора

управление интерфейсом с системой R-Keeper
управление интерфейсом с телефонной станцией
информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии
определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться
телефонной станцией)
управление интерфейсом с кабельным телевидением
информация о сеансах просмотра платного телевидения
настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
настройка прейскурантов на различные внешние линии;
управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и
отключение при выезде;
подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии

Офис финансового директора

ведение справочников предоставляемых услуг;
определение пакетов услуг;
определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
определение типов и категорий гостей;
получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс;
оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации
счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список
транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет
по группам (организациям); отчет по тарифам;
изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
управление пакетами услуг и их тарифами;
управление справочником типов номеров;
получение отчетов всех видов и т.д.

Касса

расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
расчет с гостями за дополнительные услуги;
прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и
посторонним людям;
возврат денег;
все расчеты с гостями производяться с выдачей фискального документа.

3. Оборудование

UCS Shelter имеет интерфейсы со следующими системами

Электронные замки

Электронные замки - это комбинация микрокомпьютера и механического
высоконадежного замка в одном корпусе. Обычно эти замки имеют встроенные
часы, благодаря чему они могут разграничивать уровни доступа в зависимости
от даты и времени. Замки имеют автономное питание от стандартных батарей.
Независимая память замков сохраняет информацию обо всех попытках доступа
(регистрация до 1000 последних событий в замке). Звуковая индикация режимов
работы (открыто-закрыто, программирование, контроль заряда батарей и т.д.)
облегчает эксплуатацию замков.

Ключи

Электронные ключи (электронные таблетки (Dallas), карточки с магнитной
полосой, смарт-карты и т.д.) используемые в системе можно условно разбить на
три группы:
карточки гостя - содержат основную информацию о госте (имя, номер комнаты,
время действия карточки, разрешенные зоны доступа и т.д). Могут также
использоваться для безналичного расчета, управления электромеханическими
устройствами (дверная автоматика, лифт и т.д.)
карточки персонала - определяются основные категории сотрудников,
разграниченные по уровням доступа, наличию временных и территориальных
ограничений
специальные карточки - карточки аварийного открывания, блокировки, карточки
питания замка, карточки перевода замка в офисный режим и т.д.

Мы работаем со следующими замковыми системами:

Adel Locks
Salto
Timelox
Tesa
VingCard (Norweq)
Cisa
Onity
Inhova

Фискальные регистраторы

В данный момент для фискальной версии системы Shelter используются
фискальные регистраторы: Штрих-ФР-К, Штрих-мини-ФР-К-, ПРИМ-08ТК,  Спарк
617ТФКZ, Меркурий MS-K, МАРИЯ (Укр.)

Телефонные станции

Система Shelter поддерживает все виды современных телефонных станций, работающих по протоколу RS-232. На сегодняшний день с помощью телефонного тарификатора ShelterPhonе реализовано взаимодействие системы Shelter со следующими телефонными станциями:
-SHELTERPHONE

Характеристики телефонного тарификатора ShelterPhonе

1. Поддерживаемая операционная система - Windows 95 / 98 / NT4.0 / 2000
2. Поддержка всех телефонных станций, работающих по протоколу RS-232
3. Связь телефонного тарификатора с системой автоматизации гостиниц UCS Shelter: вся информация о совершенных звонках автоматически попадает на счет-фолио гостя
4. Телефонная база включает в себя свыше 10000 номеров
5. Ручное и автоматическое пополнение справочника телефонных номеров и транков
6. Возможность обработки тарификационных данных в интерактивном режиме
7. Возможность обработки тарификационных данных в автоматическом режиме (загрузка исходных данных из файла)
8. Возможность перетарификации - процесса повторной обработки исходной тарификационной информации, ее анализ и занесение во внутреннюю базу данных с присвоением каждому звонку стоимости в зависимости от его длительности и тарифа соответствующего оператора
9. Программирование телефонной станции (включение телефона при поселении гостя, выключение при выселении, возможность программирования звонка телефона в определенное время -"побудка"). Возможности телефонного тарификатора по программированию ограничены только характеристиками телефонной станции (наличие PMS, модема и т.д.)
10. Развитая система отчетов. Получение отчетов в виде графиков. Возможно редактирование и создание собственных отчетов пользователем. Встроенное средство построения графиков
11.  Возможность оценки эффективности работы в разряде телефонных переговоров по каждому подразделению или отдельному номеру
12.  Русскоязычный интерфейс
13.  Защита паролем входа в программу
14.  Руководство пользователя
15.  Техническая поддержка
16.  Легкость настройки

- ALCATEL 4200
 - KAREL MS-224
 - SIEMENS HICOM 300
 - SIEMENS HICOM 150
 - MATRACOM M-4501R
 - NORTEL MERIDIAN 1
 - NETAS DIGINET DX2
и многими другими.